技装项目过程管理流程：
1、SM载体制作、登记和闭环业务。
载体制作：载体责任人登录信息门户-科研院-载体管理，进入系统后在流程管理里发起载体制作流程，经学院审核后，用红盘（向保密办申请采购）携带待制作电子文件，并携带财务转账凭证（附件下载）在先装院完成载体制作（生成载体编号）。
载体登记：校外带回的SM文件，需先进行登记后再使用，载体责任人登录信息门户-科研院-载体管理，进入系统后在流程管理里发起载体登记流程，学院审核并进行盖章生成载体编号后办结。
载体外发：需交外单位的载体要办理外发流程（如投标、合同交甲方等）,载体责任人下载体回执表，在载体交接时请对方单位签收并带回回执联后，载体责任人登录信息门户-科研院-载体管理，进入系统后在流程管理里发起载体外发流程，线下携带回执联至学院，经学院审核并填写接收人信息后办结。
载体销毁：载体使用完毕后要进行销毁的，载体责任人登录信息门户-科研院-载体管理，进入系统后在流程管理里发起载体销毁流程，选择在使用中的文件条目，提交给学院，并线下将待销毁文件经学院清点完毕后，经先装办备案、保密办审批后，待保密办统一回收销毁。
载体传递：载体责任人离职退休，载体仍需使用，将载体传递给他人保管的，需履行载体传递流程。载体责任人登录信息门户-科研院-载体管理，进入系统后在流程管理里发起载体传递流程，选择在使用中的载体条目以及载体接收人，经学院审批后，线下将需传递的载体交给接收人，接收人在系统中确认后办结。
载体归档：SM项目的文件（如合同、函件）需交由学校保管的，如立项需交一份合同存档，办理立项前在系统里选择待存档的载体条目，经学院审批后，线下携带载体至先装院办理，先装院立项并在系统里接收载体后办结。
2、学校统一组织的纵向项目申报：
指南查询：联系先装办咨询指南查阅和申报事项，报备指南编号。如需拷贝申报模板，携带红盘。红盘采购办理流程咨询校保密办公室。
3、非统一组织的纵向项目申报、横向项目投标：
指南查询：对于需在WQZB采购网下载指南或标书的，联系先装办预约线下受理机构查询。
4、校章、法人章、相关资质证书领取
申请相应印章的SM材料需在载体管理系统内有相应的信息条目，需先进行载体登记，详见业务1。
校章、法人章、事业单位法人证书复印件、法人身份证复印件：下载并填写附表5《东南大学证件、印章申请表（GF项目）》，学院盖章，至先装办申请。
质量管理体系相关资质证书：下载并填写附件4《质量体系相关资质证书使用申请表》，学院盖章，至先装办领取。
保密资格证书：校保密办公室网站下载《东南大学保密资质证书使用申请表》，学院盖章，至校保密办领取。
5、纵向项目、横向项目签订合同和立项：
合同制作或登记：涉密合同若由合作单位提供，应进行校内载体登记，若由我方拟定，使用保密电脑，并在校内载体制作点打印制作。载体登记和制作流程见业务1。
合同一式多份，每份项目负责人都签字，其中一份学院领导签字盖院系章，到先装办办理审核签字和盖章。双方盖章完成后返回一份给先装办存档（此份需要有学院领导签字盖章、科研院审核人签字和领导签字，在立项前提前发起载体归档流程，详见业务1中载体归档流程），项目负责人在科研系统登记立项，先装办给经费本号。
如有硬件需要交付甲方，请在合同中标注交付清单或下载附表3-《技装项目交付硬件清单表》，甲乙双方盖章。后续硬件报销不做固定资产，带合同和交付清单到先装办审核认定盖章（设备提供给委托方、不做固定资产）。
签订合同需带合同及合同中约定的附件（法人委托书、技术协议、保密承诺书、廉洁承诺、质量保证书等）、质量管理相关表格、保密管理相关表格，具体如下：
质量管理相关表格：根据纵向/横向性质、项目经费额度，分别填写附件1或附件2的合同评审表，同行专家和学院签字盖章。
保密管理相关表格：根据合同协议或指南等相关文件对项目进定密，定密内容需向甲方确认或备案，填写附表10-《定密审批表》（一式两份）、附件23-《保密承诺书》，项目负责人及知悉人员须为涉密人员。知悉范围变更填写附表11《项目变更审批表》。
法人委托书（非必要一般不提供）：可参照附件7《委托授权书(合同签订)》模板拟定，被委托人填先裝院领导而非老师本人。
6、纵向项目开票、到款、转出：
纵向开票：自行在科研系统中申请开票，原则上纵向项目开具事业单位收据，如甲方需要开税票，请到先装办认定盖章（纵向项目开税票）。
纵向到款：自行在财务系统中查询相应的财务到款，在科研系统中申请经费入账，根据需要选择线上或线下办理。线下办理需携带合同（或预算页和拨付节点页）、到款凭证（财务系统查询和下载）、入账申请（科研系统申请并打印）。
纵向转出款：由老师和合作方根据主合同签订课题合同或协议，双方盖章后，下载和填写附表6-《技装纵向合作单位转出款审批单》，学院盖章后，到先装办和财务处办理。
7、横向项目开票、到款：
横向项目开票：自行在科研系统中申请开票，原则上横向项目只能开具科研相关税票，不得开具产品销售类税票。
横向项目到款：自行在财务系统中查询相应的财务到款，在科研系统中申请经费入账，根据需要选择线上或线下办理。线下办理需携带到款凭证（财务系统查询和下载）、入账申请（科研系统申请并打印）。
8、纵、横向外协办理：
根据定密审批表中的密点和任务分解确定外协是否涉密。低于50万的技装非密外协合同，按照科研院的外协合同模板签订，线上选择外协支出服务流程，线下签订纸质合同。超过50万的技装非密外协合同，联系先装办领取模板，在学校采购平台进行线上公开招标；超过50万的技装涉密外协合同，联系先装办领取模板，进行线下招标，签订的合同不上传到外协支出服务的系统。
涉M外协：外协合同不上传系统，合同签订前需对甲方资质审查，签订保M协议。（附件参考：附表20-东南大学保密监督检查表.docx）
9、纵向项目赤字运行、经费预算调整、调账：
赤字运行：为符合专款专用要求，在已下拨的经费额度不足以支撑项目运行的情况下，可申请赤字运行，自拟申请书，写明赤字的经费本号、拟冻结的经费本号，项目负责人签字、学院签字盖章，交先装办审核后，至财务处办理。如为项目尾款办理赤字运行，需带合同预算至先装办预提管理费后方可办理。
经费预算调整：对应不同项目和相应的财务文件，下载附表12-14。
调账：财务处下载表格。
10、GF项目专利申请的一般流程：
（1）GF非涉m项目的普通专利：按照民口普通专利的流程线上进行申报，登录东南大学科研创新服务平台系统线上填报，下载附表18，作为附件上传系统。
（2）GF涉m项目的GF专利：至南理工专利中心进行申请（https://zlzx.njust.edu.cn/2666/list.htm），根据南理工专利中心的要求提交《GF专利委托书》和《GF专利申请密级证》（项目负责人签字、科研副院长&定密负责人签字+盖院章、先装院线下形式审查盖章）等材料，线下流程申请，请做好保m管理。（校内无额外手续或流程，按照南理工专利中心的要求办理即可）
（3）GF涉m项目的普通专利：非必要情况，不建议GF涉m项目生成普通专利！GF涉m项目的普通专利，优先到南理工专利中心办理，根据南理工专利中心的要求提交《非密审查表》（项目负责人签字、科研副院长&定密负责人签字+盖院章、先装院线下形式审查盖章）。（校内无额外手续或流程，按照南理工专利中心的要求办理即可）
注：所有专利申请时，请同步提交《财政资助科研项目形成专利声明信息登记表》进行专利声明。涉M或敏感信息，请各单位严格遵守保M要求管理。
J工账号归属学校统一管理，使用需提交电子版申请表（项目负责人签字+院系负责人签字和盖章），邮件发送至：kyy@pub.seu.edu.cn，邮件标题：“项目负责人+院系+平台名称”。
备注：J队采购网和全JWQZB采购信息网账号概不外借，请需要查询的老师电话联系先装院代为处理。
（附件参考：附表17-东南大学先装院公用账号使用申请表.pdf）
技装项目，请下载表格手填，线下交先装办。
附表1-3技装横向延续项目合同评审表（200万以上研制批产项目填）.pdf
附表4-东南大学质量体系及其他资质证书使用申请表202509.pdf
附表10-定密审批表.pdf
附表16-项目启动培训会签到表.docx
附表18-GF非涉m项目生成普通专利的声明202509.pdf
附件20-载体外发回执表.pdf
