一、办理方式类别
根据《东南大学经济合同管理办法（修订）》（校发〔2024〕20号）：
（一）5万元（含）以下外协服务业务可以不签订书面合同，凭发票报销；（如需签订外协合同，则需按以下流程办理）；
（二）5万元以上、50万元以下外协服务业务需履行本审批流程，以书面形式订立合同；
（三）50万元（含）以上外协服务业务需进行招投标。
二、适用范围
（一）本流程适用于由科研院基地办归口管理、分管的各类科研项目（含科研基地、平台相关经费，开放课题项目等）发生的外协服务支出业务。
（二）科研院归口管理的外协服务合同类型包括：测试、化验、加工、技术服务、审计。
三、申请材料
1、东南大学外协服务合同
（1）外协合同（点击下载
《东南大学外协服务合同》模板.docx，按照模板填写）准备至少一式三份，对方单位签字加盖真实红章（不接受彩打件）后，项目负责人在每一份合同上签字，学院科研副院长审核、并在其中的一份上签字、加盖真实院章（此份合同科研院存档）。
（2）在签订合同时，应预防各类常见的不规范合同的发生。如结算方式：若需一次性支付，则应“验收合格后一次性支付”；如需分期付款，则首付款比例不得超过30%，验收合格后支付余款。
（3）如有特殊需求，应在外协服务支出合同审核表上手写意见，由项目负责人签字、学院科研副院长签字、加盖学院章。
（4）严禁倒签合同或补签合同，合同签署日期需早于合同执行期。
（5）外协服务金额不能超过项目金额的50%。
2、外协单位资质文件
（1）外协单位需提供一份在有效期内的资质文件，须证明其具有提供合同中业务的能力。可以是标明营业范围的营业执照，也可以是其他资质文件(如事业单位法人证书），需对方单位加盖真实红章（不接受彩打件）。
3、报价单
（1）由外协单位出具一份在有效期内的详细报价单，阐明测算依据，总金额需与合同中一致。报价单需对方单位加盖真实红章（不接受彩打件）。
四、外协支出申请网上流程
（1）在东南大学综合服务大厅网站（http://ehall.seu.edu.cn）中登记外协服务合同基本信息。在左侧“可用应用”中的“科研院”中，选择“外协支出申请”，填写后提交院系科研秘书审核。（请注意：资质文件、合同、报价单等材料均需协作方盖章后扫描上传系统）
（2）打印“东南大学外协服务支出合同审核表”一份，项目负责人签字，由科研副院长审核后，签字并加盖院章。
（为方便师生办事，如需加快办理流程，网上申请提交后可致电基地办提供项目经费号、申请人工号和项目名称，由科研院经办人预审，联系电话：025-52091176）
五、线下办理
（1）以上流程结束后，携带东南大学外协服务合同（按照合同要求份数打印并全部带来，至少3份）、外协单位资质文件一份、报价单一份、外协申请表一份，到九龙湖行政楼226基地办进行办理。
（2）经科研院经办人初审、分管领导审核无误后，外协申请表由科研院经办人签字、盖分管领导签字章、盖科研院章；外协服务合同盖分管领导签字章、科技合同章；
（3）提交科研院存档：东南大学外协服务合同一份、外协单位资质文件一份、报价单一份、外协申请表一份。