小纵向项目： （1）江苏省除科技厅外的其他厅局级项目（财政专项科研经费支持、东南大学作为合作单位列入政府下达的任务书/合同） （2）外省市纵向项目（财政专项科研经费支持、东南大学作为合作单位列入政府下达的任务书/合同） 联系邮箱：yangj@seu.edu.cn；dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱) 寒暑假期间值班邮箱：dndxgxb@163.com |
01.小纵向申报材料用印及证件申请：
我校参与/合作的项目,需先与项目牵头单位/合作单位签署 联合申报协议/组织实施协议。
申请申报书或其他材料用印或证件时，需提交符合学校要求的协议作为附件（东大负责人签字、学院科研副院长签字并盖院章）。
协议中须明确我校的任务分工、知识产权分配、经费分配。
经费低于100万的，我校经费占比不低于20%；
经费在100万至300万的，我校经费占比不低于15%；
经费大于300万的，我校经费不低于50万。
此外，协议需符合以下要求：
（1）我校牵头或参与的项目，原则上不承担自筹或配套经费。如申报书中有自筹或配套部分，请在协议中写明“东南大学不承担自筹或配套经费”。
（2）知识产权条款需保证公平性：
模板：“双方在申请本项目之前各自所获得的知识产权及相应权益均归各自所有，不因共同申请本项目而改变。各方独立完成的科技成果及其形成的知识产权归各方独自所有；由双方共同完成的科技成果及其形成的知识产权归双方共有。共有科技成果和技术实施许可、转让而获得的经济收益由双方共享。收益共享方式应在行为实施前另行约。”
（3）如包括违约责任条款，请先与甲方商量是否可以删除；
如必须要包括违约条款，则请补充说明文件作为附件材料，其中承诺按照协议/任务书规定完成项目，如涉嫌违约，违约责任、经济损失及违约金等由课题组自行承担（项目负责人签字，院系领导签字并加盖学院章）。
（4）材料中如有预算明细，请确保间接费至少做足学校管理费（其中学校管理费为12%，间接费剩余部分为绩效，间接费≤30%）；
（5）协议中如有排他条款，只能限制“参与该项目的人员”，不能限制校内其他老师申报项目。
（1）用印流程：
用印材料需盖校章处，请东大负责老师签字、学院科研副院长审核签字、并加盖学院公章（如有涉及政治表现等内容，则需学院书记和科研副院长审核签字、加盖学院党委章及院章）。
请将以下材料和文字发到邮箱yangj@seu.edu.cn；dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)：
①有东大负责人签字、学院领导签字、学院公章的、完整用印材料扫描件；
③并在邮件正文告知负责人姓名、用印材料内容(例如“苏州市科技关键核心技术攻关项目联合协议”）及经办人的手机号码。
高新办在校内OA系统申请用印，待科研院两位领导审批结束后，学校系统将推送有编号的短信至经办人手机。请在收到用印编号后到校办报编号用印。
（2）若材料涉及财务（经费决算表、支出明细等），请先至财务处审核盖章后再申请用印。
（3）如果文件盖过章后需作废重新盖章，则必须在全部作废文件收回交至科研院高新办后才能申请在新文件上用印（按用印流程重新办理）。
（4）合作协议/合同注意事项（经费要求见上方）：
①我校牵头或参与的项目，原则上不承担自筹或配套经费。如有自筹或配套部分，请在协议中写明“东南大学不承担自筹或配套经费”；如需承担自筹或配套经费，则此部分经费只能从老师本人所承担的横向项目的结余经费（9H本）中支出，且需要签署自筹经费承诺（见附件），并在申请用印时将该承诺作为附件扫描发送至 yangj@seu.edu.cn;dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)
②合作协议及合同在办理用印时原则上需要加盖骑缝章；若盖章页无正文内容，则合作协议必须在页眉部分标明协议标题。
③知识产权条款需保证公平性：双方在申请本项目之前各自所获得的知识产权及相应权益均归各自所有，不因共同申请本项目而改变。各方独立完成的科技成果及其形成的知识产权归各方独自所有；由双方共同完成的科技成果及其形成的知识产权归双方共有。共有科技成果和技术实施许可、转让而获得的经济收益由双方共享。收益共享方式应在行为实施前另行约定。
④如包括违约责任条款，请先与甲方商量是否可以删除；
如必须要包括违约条款，则请补充说明文件作为附件材料，其中承诺按照协议/任务书/合同规定完成项目，如涉嫌违约，违约责任、经济损失及违约金等由课题组自行承担（项目负责人签字，院系领导签字并加盖学院章）。
⑤材料中如有预算明细，请确保间接费至少做足学校管理费（其中学校管理费为12%，间接费剩余部分为绩效，间接费≤30%）；
如间接费无法做足学校管理费，则需要提交管理费补提说明（见附件），并在申请用印时将该说明作为附件（负责人签字，科研副院长签字并加盖学院章）扫描发送至yangj@seu.edu.cn；dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)
⑥协议中如有排他条款，只能限制“参与该项目的人员”，不能限制校内其他老师申报项目。
02.证件申领
我校参与的项目,需先与项目牵头单位/合作单位签署联合申报协议/组织实施协议。（协议要求见上方）
需使用事业单位法人证书或法定代表人身份证复印件，请填写《东南大学证件、印章申请表》，项目负责人签字、学院科研副院长签字、学院加盖公章后扫描发送至yangj@seu.edu.cn；dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)，并在邮件正文告知负责人姓名、用印材料内容及经办人的手机号码，科研院在OA系统办理证件申领，系统将推送短信至经办人手机，告知证件领用编号及地点。
03.校内立项登记
（1）填写要点：
项目级别请选择“厅局级”或“其他”（科协青托项目、学会协会立项且有财政拨款的项目级别为“其他”）。
项目类别根据项目来源选择：江苏省其他厅局、本省地市及外省市项目、中科协青托、地方科协项目等（如有下拉框，请具体到细分类目）。
（2）文档要求：
若我校为独立申报，文档请上传由上级政府主管部门下达的完整的、各方签字盖章的合同/任务书；
若我校与其他单位合作申报，文档请上传完整的、各方签字盖章的
① 主合同/主任务书（与上级政府主管部门签订的、加盖政府部门公章的正式合同）
② 子合同/子任务书/组织实施协议。子合同/子任务书/组织实施协议须写明项目的具体类别（“xx局的xx项目”，如“江宁区科技局的‘揭榜挂帅项目’”），也务必明确我校的任务分工、知识产权分配、经费分配（财政拨付经费低于100万的，我校经费占比不低于20%；财政拨付经费在100万至300万的，我校经费占比不低于15%；财政拨付经费大于300万的，我校经费不低于50万）等内容。我校不承担配套经费。
合同或协议建议包含东南大学留校预算明细（预算要求见下方（5）)。
任务合同书/组织实施协议参考模板：
（3）“委托单位”填写经费来款单位（全名）。
（4）项目人员应与项目/课题任务书（上级主管部门下达的任务书）中东南大学人员名单及排序一致（我校参与的项目，以主合同为准，其中主合同中东大排一的老师为任务负责人）。
（5）填写预算要求：
若主合同中预算明细不分直接、间接经费：我校分预算也不分直接、间接经费填写。
若项目合同/任务书中无东大预算明细表，请填写预算表（参考以下附件，负责人签字）并在预算明细附件/项目文档中上传，请确保：
①学校管理费=总经费*12%（直接进位，不能四舍五入）；
②绩效≤总经费*18%。
若主合同中预算明细分为直接、间接经费：我校分预算也请分为直接、间接经费在系统填写。
若项目合同/任务书中无东大预算明细表，请填写预算表（参考以下附件，负责人签字）并在预算明细附件/项目文档中上传，请确保：
①学校管理费=（直接经费-设备购置费）*12%（直接进位，不能四舍五入）；
②绩效≤（直接经费-设备购置费）*18%。
③间接经费≤（直接经费-设备购置费）*30%。
（6）如与上级主管部门签订的主合同中的间接经费金额小于学校管理费（按（5）中公式计算），则需提交管理费补提说明（见附件），并在立项登记时将该说明作为附件（负责人签字，科研副院长签字并加盖学院章）上传至项目文档。
（7）纵向项目如需票据，请勾选且只能选行政事业单位往来收据，望知悉并告知上级单位确认。
请注意，如果项目需要给校内参与项目的老师切子经费本，则需在入账之前先建子本，最后办理线上入账（办理方式请选择：线上办理）。
04.子经费本办理
请注意，如果项目需要给校内参与项目的老师切子经费本，则需在入账之前先建子本，最后办理线上入账（办理方式请选择：线上办理）。
子经费本合同书.docx
https://kjc.seu.edu.cn/2024/0716/c54850a497799/page.htm
05.入账办理
请注意：纵向项目如需票据，请勾选且只能选行政事业单位往来收据，望知悉并告知上级单位确认。
请东大负责人先确认该项目是否需要建子本，如果项目需要给校内参与项目的老师切子经费本，则需在入账之前先建子本，最后办理线上入账（办理方式请选择：线上办理）。
如项目不需办理子本，请在备注栏写明“该项目无需办理子经费本”。
如为分次拨款项目，入账时，请在备注栏写清楚本次入账：
（1）主本本次入账直接费、间接费、管理费、绩效分别是多少；
（2）各个子本（如有）本次入账直接费、间接费、管理费、绩效分别是多少；
（3）外拨经费（如有转出款）本次入账直接费、间接费分别是多少。
具体办理流程见科研院网页：
https://kjc.seu.edu.cn/2024/0407/c29198a486545/page.htm
请注意：纵向项目如需票据，请勾选且只能选行政事业单位往来收据，望知悉并告知上级单位确认。
06.转出款审批
填写《纵向经费转出款审批单》，项目负责人签字、学院科研副院长签字并加盖院章后扫描发送至yangj@seu.edu.cn；dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)，邮件标题：“项目负责人姓名+校内经费号+转出款”，高新办发送给处长办理电子签，领导签字后通过邮件回复经办人有处长电子签的附件，经办人打印出附件后至项目管理中心盖科研院院章。科研院签字盖章完成后至财务处办理即可。
07.审计外协
https://kjc.seu.edu.cn/2021/0709/c29270a377281/page.htm
08.预算调整
根据《东南大学科研项目预算调整管理办法》（校发〔2022〕160号），关于小纵向项目的预算调整，由项目负责人根据科研活动的实际需要提出申请，由所在学院审批，并按照调整类型不同进行后续操作，具体流程如下。
（1）.直接费中除设备费、设备购置费预算以外其他科目调整，请填写附件《预算调整申请表》，交由项目牵头单位审核。我校牵头的项目，请项目负责人签字、学院科研副院长签字并加盖院章，扫描文件保存为PDF格式后发送至yangj@seu.edu.cn；dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)。高新办在完成审核后申请处长电子签，并将含有电子签名的材料发送回联系人邮箱，请联系人打印含有电子签名的预算调整申请表至九龙湖行政楼107（周一三四）或四牌楼老图108（周二五）盖科研院院章。
（2）.设备费、设备购置费预算调整（增减均需报科研院审批）请参考下述流程：
① 预算调减
请填写附件中《设备费预算调整申请表》，详细阐述原购置或试制计划及现在调减的具体研究性原因（请注意：劳务费和业务费超支不属于设备费调减的理由）。项目负责人签字、学院科研副院长签字并加盖院章后，扫描文件保存为PDF格式后发送至yangj@seu.edu.cn（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送QQ邮箱)，高新办在审核通过后申请电子签，并将含有电子签名的材料发送回联系人邮箱，请联系人打印含有电子签名的预算调整申请表至九龙湖行政楼107（周一三四）或四牌楼老图108（周二五）盖科研院院章。
② 预算调增
请填写附件中《设备费预算调整申请表》，详细阐述测算依据、设备必要性及与项目相关性。项目负责人签字，院系学术委员会中遴选3名或以上专家组成评审组对设备费/设备购置费预算调整进行评审，学院科研副院长签字并加盖院章，扫描文件保存为PDF格式后发送至yangj@seu.edu.cn;dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)。
请同步联系科研院高新办（周一三四：025-52091906，周二五：025-83792569）办理绩效核减手续，保证绩效本余额充足，满足核减数额。
高新办在完成绩效核减手续及预算调整表审核后申请处长电子签，并将含有电子签名的材料发送回联系人邮箱，请联系人打印含有电子签名的预算调整申请表至九龙湖行政楼107（周一三四）或四牌楼老图108（周二五）盖科研院院章。
《东南大学科研项目预算调整管理办法》（校发〔2022〕160号）.pdf
09.人员变更
（1）项目负责人填写《项目变更申请》，项目负责人签字、学院科研副院长签字、学院加盖公章后扫描发送至yangj@seu.edu.cn;dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)，邮件标题：“项目负责人姓名+校内经费号+项目变更申请”，由高新办线上申请部门领导电子签。领导签署完成后，高新办将发送领导签字后的材料至经办人邮箱，请经办人打印后至项目管理中心盖章。
（2）我校牵头的项目，由项目负责人在校内科研系统内提交项目变更申请，文档中上传盖章后的《项目变更申请表》（办理流程见（1））。
（3）我校参与的项目，需项目牵头单位出具同意人员变更的说明后方可进行人员调整。由项目负责人在校内科研系统提交项目变更申请，文档中上传：
①牵头单位同意变更的说明（加盖公章）
②盖章后的《项目变更申请表》（办理流程见（1））。
10.增加财务负责人/共同报销人
增加财务负责人：新增财务负责人必须为项目成员，被新增为财务负责人后，可在自己的财务系统中查看该项目。由项目负责人出具申请，写明项目基本信息（项目名称、项目经费号）及新增财务负责人信息（姓名、院系、一卡通号），项目负责人签字、学院科研副院长签字、学院加盖公章后扫描发送至yangj@seu.edu.cn;dndxgxb@163.com（因学校邮箱经常故障，请务必确保发送seu邮箱时同时抄送163邮箱)，邮件标题：“主本负责人姓名+主本校内经费号+共同签字人”，由高新办线上申请部门领导电子签。领导签署完成后，高新办将发送领导签字后的审批单至经办人邮箱，请经办人打印后至项目管理中心盖科研院章。科研院签字盖章完成后至财务处办理即可。
增加共同报销人：无需科研院审批，直接联系财务处办理。
11.结题结转
项目负责人在确认项目已完成验收后，在校内科研系统中填写并提交结题申请，文档中上传验收证书等证明项目已验收通过的材料，学院、科研院审核通过后，科研院将为老师办理剩余经费结转。